El e-mail

Seba Bortnik —  13 mayo 2008 — Deja un comentario

Hoy en mi clase semanal de inglés, la teacher nos trajo unas diapositivas para comenzar a estudiar la unidad sobre ‘writing emails’. Cuestión que la diapositiva en cuestión tenía un montón de ideas muy muy simples, pero muy muy útiles para repasar sobre las ventajas y desventajas del correo elctrónico. Asi que intentaré contarles algunas de esas ideas con mi lenguaje y mis opiniones…

La realidad indica que el correo electrónico (o e-mail) es uno de los medios de comunicación (sino el más) más utilizados en el ámbito laboral. Entre sus principales ventajas podemos mencionar que es rápido, flexible y poco costoso.

Para explayarme un poco más en los beneficios, se puede mencionar que, el correo electrónico:

  • Puede ser enviado y recibido a toda hora
  • Es altamente efectivo en costos (no hay gastos de papel, estampillas, etc.)
  • Permite acceso directo a nuevos contactos
  • Permite comunicarnos con personas en otros países o zonas
  • Los mensajes pueden ser almacenados

Aunque quizás parezca trivial, a mi criterio el último ítem es muy importante y hace de este medio de comunicación, mucho más que ello, sino una forma de organización. Lo que mencionemos en un correo electrónico puede ser releído o recordado muy facilmente, en cuestión de segundos si tenemos más o menos ordenados nuestros correos. Recuperar con exactitud lo transmitido en otros medios, como teléfono o correo tradicional, es practicamente imposible en muchos casos.

Pero también es una realidad que el e-mail nos ofrece algunas desventajas y sobre todo puntos en los que prestar atención a la hora de decidir su utilización o la forma en que haremos uso de ella.

En un principio, aunque cada vez menos, no todas las personas tienen un e-mail. Este, debería ser nuestro primer filtro a la hora de pensar en utilizar el correo electrónico como medio de comunicación. En el ámbito laboral cada vez es menos probable que nos encontremos con este caso pero vale la pena, aún, prestar atención.

Por otro lado, podríamos comenzar a pensar sobre la confidencialidad del e-mail. Es un tema muy complejo de desarrollar pero podemos acordar que, en primera instancia, hacemos un llamádo telefónico más seguros de que es privada la conversación de cuando mandamos un e-mail. La mayoría de la gente deposita los correos electrónicos en servidores de terceros y no cifra la información por lo que siempre queda la posibilidad de que el medio sea interceptado.

Además, el correo electrónico es utilizado para distribuir material inapropiado. No podemos omitir los usos que se le dan al e-mail para promover el racismo, generar tráfico, spam y otras yerbas.

También podemos remarcar, que el e-mail es generalmente enviado sin una corrección del contenido. La importancia que se le da a esta herramienta hoy en día, hace que muchas veces enviemos correos importantes con errores de ortografía, de redacción o sin mencionar las cosas correctamente y esto, si del otro lado hay alguien importante (puede ser un cliente, un jefe o lo que sea) puede ser un problema. Es una realidad que esto se puede evitar simplemente corrigiendo debidamente el correo. Pero es una realidad que el medio y la velocidad ‘invitan’ a escribir y enviar de forma contínua. Aunque sea sin errores, un correo es escrito muchas veces en un lenguaje más informal del que utilizaríamos para comunicarnos con la misma persona frente a frente. En este tema también es importante prestar atención para no generar una mala imágen y utilizar la redacción debidamente. El problema es que mucha gente puede hablar mucho mejor de lo que escribe y el e-mail, se escribe. 😉

Otro punto a tener cuidado, es el hecho de no asumir que un correo es leído ni bien es enviado. Aunque el e-mail es un medio de rápida transmisión, muchas veces nos confiamos en que este es leído por el destinatario automáticamente y luego nos asombramos cuando luego de varios días no recibimos respuestas y asumimos que este, tenía que leer nuestro correo en tiempo y forma. Esto se puede deber a problemas ajenos (el correo pasó como spam) o no (no tuve tiempo de leer, tengo muchos correos en la bandeja de entrada).

Para cerrar, una serie de recomendaciones sobre qué hacer y qué no hacer con los e-mails:

Hacer

  • Empezar el correo con un saludo (Hola!, Estimados, A quién corresponda, etc.). Para temas muy informales puede no ser necesario.
  • Cerrar el correo con una oración de cierre (Saludos, Estamos en contacto, etc.). Para temas muy informales puede no ser necesario.
  • Poner en el asunto ideas breves y claras. De esta forma, logramos jerarquizar correctamente nuestro correo, teniendo en cuenta la cantidad de e-mails que pueda tener el destinatario.
  • Limitar el número de adjuntos. El peso puede ser una molestia en algunos casos e incluso un impedimento total en correos empresariales.
  • Considerar otras alternativas. Es importante pensar siempre si el mismo tema no puede ser resuelto mejor con un llamado telefónico, un correo, una nota o una charla personal.

No hacer

  • Ser siempre informal. El e-mail es un medio amigable, pero se puede ser amigable y formal. Cuidar el contexto.
  • Escribir correos muy largos. Un correo de más de una página excepcionalmente es leído. En el caso de ser un documento, escribir un correo corto y adjuntar el archivo.
  • Utilizar mayúsculas. En informática e internet, las mayúsculas representan gritos. Es una costumbre muy común de muchos usuarios escribir todo el correo en mayúsculas y es mala imágen.

Aunque aquí fui mechando algunas ideas que vi en las diapositivas con otras mías, cierro con una frase de la cual no me atribuyo ni un pedacito de autoría:

‘La principal diferencia en la calidad de un e-mail la hace el usuario’

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